Les frais déductibles, c’est quoi ?
Qui est concerné ?
- Les sociétés qui ont besoin d’établir un bilan comptable (SASU, EURL, SARL …).
- Pas les micro entreprise en sont dispensées car elles n’ont pas d’obligation d’établir un bilan comptable.
Le nature de frais à déduire du chiffre d’affaires
Les frais déductibles doivent absolument être
- Dans l’intérêt de l’entreprise
- liés à l’activité professionnelle
Comme les dépenses des entreprises influent sur le montant de leur impôt sur les sociétés, Il est donc impératif de faire preuve de bon sens et être raisonnable sur les montants (en proportion du chiffre d’affaires).
Déduction des frais de bouche
Restaurants
- Frais de repas pour invitation: client, prospect, partenaire
- Pas de limite de montant, on déduit les frais réels.
- AVEC PARCIMONIE : pas tous les jours dans un restaurant 4 étoiles. Tout montant excessif doit avoir un objectif comme par exemple le chiffre d’affaires réalisé avec le client, la signature d’un contrat important…
Frais de repas du dirigeant
- En théorie: montant déductible = frais réels – 4,80€ (prix forfaitaire d’un repas pris à domicile)
- La pratique: on déduit tout dans la limite du raisonnable
Déduction des frais de déplacement
Transports
- Tous les frais de transports en commun dans le cadre de votre activité professionnelle sont déductibles (SNCF, RATP, avion, etc…)
- Les frais de péage et de parking sont également déductibles
Focus véhicule
Plusieurs cas possibles sont à dissocier:
- L’achat, la location d’un véhicule par la société
- L’utilisation du véhicule personnel (la voiture du dirigeant)
Déduction des frais de déplacement: Achat d’un véhicule par l’entreprise
- Le prix d’achat déductible est le prix TTC pour un véhicule de tourisme (La TVA n’est pas récupérable car il ne s’agit pas d’un utilitaire)
- La dépense doit être étalée sur 5 ans (C’est immobilisation car généralement le prix dépasse les 500€ : amortissement sur 5 bilans)
- Le montant maximal de déduction est fonction du taux d’émission de CO2 du véhicule (tout dépassement n’est pas pris en charge dans le bilan). Grosso modo les plafonds pour:
- Un véhicule essence ou diesel : 18 300€
- Un véhicule hybride : 20 300€
- Un véhicule éléctrique : 30 000€
- Voiture très polluante (taux d’émission >155g) : 9 900€
BON A SAVOIR
- Point positif :Les frais de carburant, d’assurance et d’entretien du véhicule sont déductibles sur la base des frais réels engagés.
- Point d’attention :
- La Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) à payer (les concessionnaires peuvent vous indiquer l’estimation pour votre véhicule. En général plus la voiture est polluante plus la TVS est élevée).
- L’usage personnel de ce véhicule doit être retraité en avantage en nature (attention à l’impact sur ton impôt sur le revenu et sur les indemnités de chômage).
Déduction des frais de déplacement: location d’un véhicule (leasing) par l’entreprise
- Location ponctuelle d’un véhicule pour une mission On déduit la totalité de la facture de location ( x TTC déductible). Attention si la durée de la location est supérieure à 29 jours consécutifs -> TVS à payer!
- Location longue durée d’un véhicule par la société (LOA, leasing, crédit-bail): Les loyers sont déductibles dans la limite du barème vu ci-dessus.
Si le premier loyer est majoré, la charge sera lissée sur la durée du crédit-bail.
BON A SAVOIR
- Points positifs :
- Frais de carburant, d’assurance et entretien (souvent compris dans les contrats de location) du véhicule sont déductibles sur la base des frais réels engagés.
- On évite de payer cache en une fois le montant de l’acquisition
- Le loyer inclut l’entretien, l’assurance…
- Point d’attention :
- Si la valeur totale (option d’achat + Tous les loyers + 1er loyer) du véhicule dépasse le barême, l’excédent ne pourra pas être déduit
Déduction des frais de déplace lors de l’utilisation du véhicule personnel
Les frais de carburant, d’assurance et l’entretien du véhicule ne sont pas déductibles lors de l’utilisation de ton véhicule personnel.
Cependant, pour te dédommager, tu peux prétendre au remboursement d’un forfait kilométrique, en appliquant le barème des impôts. Le calcul dépend à la fois de la puissance de ton véhicule et de la distance parcourue. De manière pratique, ce calcul est fait une fois par an.
BON A SAVOIR
Si vous faites beaucoup de kilomètres, il est toujours plus judicieux pour vous d’opter pour le remboursement d’indemnités kilométriques!
A titre d’exemple, si tu parcours environ 20000 km/an avec une voiture de 5 à 6 CV, l’indemnité kilométrique peut atteindre entre 8 000€ à 10 000€/an. (Sans impact sur les indeminités chômage par exemple)
Déduction des frais de déplacement : Hébergement
Frais d’hôtel ou location d’appartement liées à l’activité professionnelle : déductibles sur la base des frais réels engagés
Déduction des frais de locaux
Plusieurs cas se présentent
- Si tu loue des bureaux/un local: loyer et charges déductibles
- Coworking (place en espace de working/centre d’affaires): déductible
- Si la société est domiciliée à ton domicile : une surface de bureau est forcément déclarée à l’administration, elle conditionne le montant de la CFE. Il est possible de:
- Déduire un prorata des charges (électricité, gaz, eau, taxe foncière) en fonction de la surface professionnelle déclarée
- Déduire un loyer (différence locataire / propriétaire), Le taux à appliquer au charges et au loyer s’obtient en divisant la surface occupée sur la surface totale de l’habitation.
- En tant que locataire : on se base sur le loyer mensuel
- En tant que propriétaire : on se base sur la valeur locative de la résidence (voir Meilleurs Agents pour obtenir le loyer au m²)
BON A SAVOIR
- Attention , les loyers que tu perçois de la société doivent être déclarés sur l’impôt sur le revenu (abattement de 30% sur les revenu locatifs)!
- Egalement, la surface déclarée comme louée à l’entreprise rentrera dans le calcul de la CFE (plus elle est grande plus la CFE est conséquente)
- 9m² est considéré comme une surface raisonnable pour une activité à domicile
Déduction des frais de communication
Téléphone
Possibilité de déduire autant d’abonnements téléphoniques qu’il y a d’associés dans la société
Abonnement internet
Possibilité de déduire une partie de l’abonnement (environ 80%)
Publicité
Sous toutes formes: on line / off line (cartes de visite, Google Adwords, Publicité Facebook …)
Site internet
Création du site internet, hébergement, maintenance
Déduction des frais de représentation
- La déductibilité de toute tenue pouvant être utilisée aussi bien dans la vie pro que perso, n’est pas déductible (exemple les frais d’achat d’un costume ne sont pas déductibles)
- Toutes les professions nécessitant une tenue professionnelle peuvent déduire l’achat de cette tenue (Ex: blouse de médecin, robe d’avocat, etc…)
Déduction des frais de cadeaux aux clients
Ils sont autorisés uniquement dans l’intérêt de l’entreprise
BON A SAVOIR
- Ne pas en abuser au risque d’alerter l’administration fiscale
- La TVA n’est pas récupérable sur des cadeau qui dépassent 70€
- Il est indispensable de mettre le nom du client dans la facture
Déduction des frais de formation
Les frais liés aux formations sont déductibles
BON A SAVOIR
- Certaines formations donnent droit à un crédit d’impôt !
- Toujours demander une facture avec le nombre d’heures de formation
Déduction des CESU préfinancés
- Il s’agit d’un moyen de paiement permettant de financer des emplois à domicile ou des organismes de service à la personne
- Pour un usage personnel : frais de nounou, crèche, soutien scolaire, Ménage …
- Dispositif accessible aux dirigeants et aux salariés (le cas échéant)
BON A SAVOIR
- Achat auprès des organismes spécialisé (voir l’annuaire)
- Montant maximum déductible par bénéficiaire (salarié ou chef d’entreprise): 2 265€ /an
- C’est soit pour l’ensemble du personnel ou bien aucun
- Cela n’impacte pas les indemnités chômages
Nous comprenons que le suivi des dépenses peut être fastidieux et source d’angoisse pour les entrepreneurs. Si vous tu ne sais pas comment ou par où commencer, ne t’inquiètes pas, nos experts-comptables te mettent à disposition un accompagnement professionnel individuel pour trouver rapidement la solution personnalisée et réellement efficace pour ton business.
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